Rodrigo Mortara, gerente general de Legale, se refirió al proceso de despapelizar a las industrias.
La era digital se agilizó, de eso no cabe duda. Hoy las boletas se reciben en los correos electrónicos y una serie de trámites dejaron el papel de lado, pasando a formatos como el pdf o simplemente el Word.
En ese sentido, Rodrigo Mortara, gerente general de Legale, comentó a www.trade-news.cl que la digitalización en las organizaciones y en el mundo es un fenómeno que comenzó hace varios años, pero que se vio aumentado y acelerado por la pandemia.
“Ahora que se han retomado las actividades presenciales, se han mantenido muchas de las prácticas remotas que se instalaron en las organizaciones durante los últimos años y estamos construyendo una nueva realidad que complementa ambos aspectos, por lo que creemos que las herramientas digitales van a seguir progresando y este proceso digital continuará y complementará esta nueva modalidad mixta”, apreció.
Agregó que, por otro lado, la digitalización ha ido de la mano de la globalización, para las empresas es cada vez más sencillo desarrollarse en mercados internacionales, lo cual va acompañado de herramientas digitales que les permiten operar en diferentes países y la coordinación de sus operaciones, por lo que creemos que el proceso digital sigue a paso firme a nivel mundial.
-¿Han apreciado, en general, la transformación digital?
-Sí, la hemos apreciado en todas las industrias y hemos sido protagonistas en esta transformación digital. Lo hemos visto en industrias como la salud, con las firmas digitales de consentimientos informados y el registro de recepción de pacientes digital en clínicas y otras instituciones. En organizaciones educacionales como colegios y universidades con la incorporación de matrículas electrónicas, en el sector minero en la incorporación de herramientas digitales para optimizar su gestión operacional, en la industria de comercio y retail con la integración de soluciones digitales, como contratos digitales y firma electrónica de los mismos, en las áreas comerciales que gestionan las relaciones con clientes y proveedores.
-¿Qué gana una empresa que deje de lado el papel físico?
-La eliminación del papel en las empresas trae consigo varios beneficios;el primero es la seguridad y el aumento en la eficiencia de la gestión de documentos, se elimina el riesgo de la pérdida de documentos y se disminuyen los tiempos de búsqueda de documentos al tener todo en plataformas de rápido acceso. Por otro lado, está el ahorro de costos, todos los asociados al manejo y almacenamiento de papeleo, además de los costos asociados al transporte de documentos para su firma presencial. Por último, está la disminución en el impacto ecológico y huella de CO2 de las organizaciones al reducir el uso de papel en sus procesos del día a día.
-¿Ha costado dejar de lado la cultura del papel, en especial a las pymes?
-A las pymes les ha costado más la transformación digital por los costos que estas herramientas y soluciones digitales significan, muchas de las opciones que hay en el mercado están pensadas para grandes empresas con una gestión diaria de documentos masiva. Por este mismo motivo Despapeliza, empresa con experiencia en la digitalización y automatización de procesos organizacionales, lanza Legale su plataforma para pymes enfocada en la gestión de documentos y firma electrónica, con diferentes planes de suscripción asequibles para empresas de todos los tamaños e impulsar la transformación digital de manera transversal.
-¿Qué pasos, en general, deberían hacer las empresas para digitalizar sus procesos?
-El proceso de despapelización en una empresa consta de tres etapas, se inicia con el mapeo del proceso en cuestión, luego viene la parametrización de las herramientas con la incorporación de firmas digitales y por último, la digitalización de los documentos existentes en papel y que sea necesario digitalizar para incorporarlos al gestor documental.
-El sector público ¿ha avanzado en digitalización?
– Se ha visto un avance en la digitalización en todos los sectores, sin embargo, el del sector público ha sido más lento. Podemos rescatar los avances que ha tenido la dirección del trabajo con el registro digital obligatorio de los contratos laborales y a las universidades públicas con la digitalización de varios de sus procesos como la matriculación en línea.
